передачі до архіву, а четвертої згідно з актом про вилучення передаються для знищення документів, що не підлягають зберіганню, а згідно з накладною на приймання – передачу передаються до пунктів збору вторинної сировини на переробку. Документи про вилучення справ передаються головному бухгалтерові чи керівникові архіву.
Пошук
Еспертиза цінності документів, що здаються в архів
Предмет:
Тип роботи:
Реферат
К-сть сторінок:
14
Мова:
Українська
Коли виконано експертне оцінювання, згруповані відповідним чином справи нумеруються, беруться в оправу й передаються до архіву. Сформовані справи супроводжуються довідкою, де зазначається:
- найменування облікового реєстру, до якого належать первинні документи (щодо первинних документів) ;
- період, до якого належать носії інформації;
- перелік скомплектованих носіїв;
- дата остаточної комплектації та передачі до архіву;
- підпис особи, що здійснює передачу.
Такий порядок відповідає повному оформленню. Щодо справ тимчасового зберігання може застосовуватись часткове оформлення – без взяття в оправу та нумерації.
3. Порядок передачі справ до архіву
Порядок передачі справ до архіву залежить від групи, до якої віднесено справу, а саме:
- справи, що мають термін 10 років зберігання і більше, супроводжуються складеним заздалегідь описом;
- справи з терміном зберігання до 10 років передаються до архіву за номенклатурою справ.
Приймає справи до архіву працівник постійного архіву установи.
Архівний підрозділ є самостійною структурною частиною організації або входить до складу служби документаційного забезпечення управління організації (управління справами, загального відділу, канцелярії тощо).
У своїй діяльності архівний підрозділ керується Конституцією і Законами України, постановами Верховної Ради України, указами і розпорядженнями Президента України, декретами, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України. З питань організації та методики ведення архівної справи архівний підрозділ керується правилами, інструкціями і рекомендаціями Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів (Головархіву) України.
Архівний підрозділ працює згідно з річним планом, який затверджує керівник організації, і звітує перед ним про проведену роботу. Коло обов’язків працівників архівного підрозділу визначається посадовими інструкціями, які затверджує керівник організації. Зокрема обов’язки архіваріуса охоплюють:
- прийом справ;
- перевірку правильності формування справ;
- реєстрацію в архівній книзі;
- підготовку справ до списання;
- видачу довідок у встановленому порядку.
Основні завдання архівного підрозділу такі:
- прийняття від структурних підрозділів організації та зберігання архівних документів на різних видах носіїв інформації;
- контроль разом зі службою документаційного забезпечення управління стану зберігання та правильності оформлення документів у структурних підрозділах організації;
- участь у складанні зведеної номенклатури справ організації, перевірка відповідності формування документів у справи затвердженій номенклатурі;
- подання на державну реєстрацію документів Національного архівного фонду, ведення їх державного обліку та подання відомостей про кількість таких документів за встановленою формою до відповідної державної архівної установи;
- проведення попередньої експертизи цінності документів, що перебувають на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комісії організації описів документів Національного архівного фонду, справ з особового складу організації та актів про вилучення з метою знищення документів, які не віднесені до складу Національного архівного фонду;
- створення та вдосконалення довідкового апарату за архівними документами;
- організація використання документів, видача у встановленому порядку архівних довідок, копій, витягів юридичним особам і громадянам;
- підготовка і передача документів Національного архівного фонду до відповідної державної архівної установи;
- участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників організації, які відповідають за роботу з документами.
Виконуючи покладені на нього завдання, архівний підрозділ організації має право:
- вимагати від структурних підрозділів передачі на зберігання документів, оформлених згідно з чинними державними стандартами й правилами;
- повертати структурним підрозділам на доопрацювання документи, оформлені з порушенням установлених вимог;
- давати структурним підрозділам рекомендації з питань, що належать до компетенції архівного підрозділу;
- подавати запити до структурних підрозділів стосовно потрібних для роботи відомостей;
- інформувати керівництво організації про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення;
- брати участь у засіданнях дорадчих органів, нарадах, які проводяться в організації, коли там розглядаються питання щодо роботи з документами.
Вилучення первинних документів, облікових реєстрів, бухгалтерських звітів і балансів установ можливе тільки за постановою органів дізнання, попереднього слідства, прокуратури і судів, державної контрольно-ревізійної та податкової служб відповідно до чинного законодавства України. Вилучення оформлюється протоколом (актом), копія якого вручається під розписку відповідній посадовій особі підприємства, установи.
З дозволу і у присутності представників органів, які здійснюють вилучення, відповідні посадові особи підприємства чи установи можуть зняти копії та скласти реєстр документів, що вилучаються, із зазначенням підстав і дати їх вилучення. Якщо вилучаються томи недооформлених документів (не взятих в оправу, не пронумерованих і т. ін.), то з дозволу і у присутності представників органів, які проводять вилучення, відповідні посадові особи установи можуть дооформити ці томи (зробити опис, пронумерувати аркуші, прошнурувати, опечатати, засвідчити своїм підписом та печаткою).
Органи, що вилучили документи, забезпечують можливість підприємствам, установам за їхнім письмовим зверненням зробити при потребі виписку, витяг, копію документів для видачі довідок відповідно до законодавства.
Якщо зазначені органи повертають вилучені раніше документи, останні приймає під розписку відповідна посадова особа установи і разом із рішенням про повернення підшиває до тих самих томів, з яких документи було вилучено і вкладено натомість постанови про вилучення, реєстр і копії таких документів.
У разі зникнення або знищення первинних документів, облікових реєстрів і звітів керівник установи письмово повідомляє про це правоохоронні органи, призначаючи своїм наказом комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх відсутності. До участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду. Результати роботи комісії оформлюються актом, який затверджує керівник установи. Копію акта в 10-денний термін установа надсилає до органу, у сфері управління якого вона перебуває. Окрім того, копію цього акта в зазначений термін установа надсилає до фінансового органу.
Висновки
Для зберігання документів призначені архіви. Розрізняють поточні й постійні архіви. Поточний архів організовують безпосередньо в бухгалтерії для зберігання документів звітного року, оскільки в поточному році часто є потреба звертатися до нього за довідками й інформацією. Поточний архів міститься у спеціальних закритих шафах. Постійний архів розміщується у спеціально обладнаному приміщенні й призначений для зберігання не тільки бухгалтерських документів і звітів, а й справ інших підрозділів і служб підприємства. Всі прийняті на зберігання справи реєструють в архівній книзі, що полегшує пошук документів чи справу в разі необхідності.
Відповідно опрацьовані: систематизовані у хронологічному порядку, прошиті й марковані ярликами (рубриками) документи з поточного архіву передають у постійний після закінчення звітного року. Первинна документація зберігається в архіві окремо від облікових регістрів.
Терміни зберігання документів у постійному архіві визначено Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України. Відповідно до Переліку, затвердженого наказом цього управління від 20 липня 1998 р. № 41, документи поіменовані в розд. 42. Бухгалтерський облік та звітність зберігаються від 3 до 5 років. Так, для первинних документів, що фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для бухгалтерських і податкових записів, встановлено термін зберігання 3 роки; розрахунково-платіжних відомостей, актів документальних ревізій, податкових та інших перевірок – 5 років; особових рахунків робітників та службовців, студентів – 75 років; статути та положення, бухгалтерські звіти і баланси, передавальні, розділювальні та ліквідаційні баланси зберігаються постійно.
Після закінчення встановлених термінів зберігання документи, що мають особливо важливе значення, передають на безстрокове зберігання до державного архіву, а інші документи підлягають знищенню спеціальною комісією за актом з відповідною відміткою в архівній книзі.
Список використаних джерел:
1. Головач А. С. Сучасний діловий документ. – Донецьк: Сталкер, 2007.
2. Діденко А. Н. Сучасне діловодство. – 2-е вид. – К. : Либідь, 2004.
3. Молдованов М. І., Сидорова Г. М. Сучасний діловий документ. – К. : Техніка, 2002.
4. Палеха Ю. І. Документаційне забезпечення управління. – К. : МАУП, 2003.
5. Слиньков В. Н. Документы административного делопроизводства в менеджменте бизнеса. – К., 2006.