Професійна комунікація спілкування як інструмент професійної діяльності

Начальникові планового відділу

Підготувати обґрунтування необхідності розроблення теми НД-23 до 19. 06. 2010 (підпис) 01. 06. 2010

На документі повинно бути не більше однієї резолюції, інші можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізації порядку виконання документа. 

19 – Заголовок до тексту документаДрукується малими літерами, розміщується під назвою виду документа, містить короткий виклад змісту документа. Заголовок відповідає на питання «про що?», «кого?», «чого?». Наприклад:

Наказ (про що?) про створення установи

Посадова інструкція (кого?) секретаря-референта Протокол (чого?) засідання правління

Максимальна довжина рядка заголовка 72 мм (28 друкованих знаків). Якщо заголовок до тексту перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), його дозволено продовжувати до межі правого берега.

Крапку в кінці заголовка не ставлять.

Оформлюють без відступу від межі лівого берега. Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволено подавати без заголовка. Заголовок не складається до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень. 

20 – Відмітка про контроль за виконанням документаНа лівому березі першого аркуша документа, на рівні заголовка до тексту. Відмітку позначають літерою «К», словом або штампом «Контроль» (без лапок). 

21 – Текст документаМістить інформацію, заради якої було створено документ. Складається з таких логічних елементів:

вступу;

доказу;

закінчення.

Друкується чи пишеться від руки на всю ширину аркуша (від межі лівого берега до межі правого). 

22 – Відмітка про наявність додаткаДодатки до документів можуть бути трьох видів:

додатки, що є самостійними документами й надсилаються із супровідним листом;

додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів).

Відмітку про наявність додатків розміщують під текстом документа без відступу від межі лівого берега. Текст додатків друкують через 1 міжрядковий інтервал. Наявність додатків, повну назву яких наведено у тексті, фіксують так: Додаток: на 3 арк. у 2 прим. Якщо документ має додатки, не зазначені в тексті, то їх треба подати після тексту, зазначивши кількість аркушів у кожному додатку та кількість їхніх примірників: Додатки:

Довідка про виконання плану постачання за 1 квартал 2009 р. на 5 арк. в 1 прим.

Графік постачання на II квартал 2009 р. на 3 арк. в 1 прим.

Якщо до документа додають інший документ, що має додатки, то відмітку про наявність додатка оформлюють так:

Додаток: лист Державного комітету будівництва, архітектури та житлової політики України від 25. 12. 2009 № 186/03-08 і додаток до нього, всього на 5 арк. в 1 прим.

Якщо додатки зброшуровані, то кількість їх аркушів не зазначають:

Додаток: Методичні рекомендації в 2 прим.

На велику кількість додатків окремо складається їх опис, а в самому документі після тексту зазначають:

Додатки: згідно з описом на 58 арк.

Якщо додаток надсилають не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітку про наявність додатка оформлюють так:

Додаток: на 5 арк. в 1 прим, на другу адресу. Додаток до розпорядчого документа повинен мати:

відмітку з посиланням на цей документ;

його дату;

номер.

Цю відмітку роблять у верхньому куті першого аркуша додатка:

Додаток 1

до розпорядження голови правління АКБ «Моноліт»

від 08. 01. 2010 № 137. 

23 – ПідписОбов'язковий реквізит будь-якого документа, що свідчить про відповідальність особи за його зміст. Підпис є одним з реквізитів, що надає документу юридичної сили.

Ставлять під текстом документа або під відміткою про наявність додатків. До складу підпису входять: найменування посади (повного, якщо док умент надруковано не на бланку, скороченого – на документі, надрукованому на бланку) ;

особистий підпис (між назвою посади, ініціалом (ами) й прізвищем) ;

розшифрування підпису, ініціал (и) й прізвище особи, що підписала документ (праворуч), друкують на рівні останнього рядка назви посади на відстані 125 мм від межі лівого берега документа:

Голова Державного комітету

України у справах

ветеранів підпис Ініціал (и), прізвище

або

Голова підпис Ініціал (и), прізвище

Якщо документ підписують кілька (дві або більше) осіб, то їхні підписи розташовують один під одним відповідно до підпорядкованості посадових осіб: 

23 – ПідписРектор підпис Ініціал (и), прізвище Головний

бухгалтер підпис Ініціал (и), прізвище

Якщо документ підписують кілька осіб, що обіймають однакові посади, то їхні підписи розташовують на одному рівні:

Заступник міністра Заступник міністра

освіти і науки культури і мистецтв

України України

Підпис Підпис

Ініцал (и), прізвище Ініціал (и), прізвище

Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на документі, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково зазначають посаду і прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом), наприклад:

Виконувач обов'язків

директора інституту підпис І. Дмитренко

Заступник

голови адміністрації підпис С. Паламарчук

Не дозволяється підписання документа з прийменником «за» або проставлянням правобіжної похилої риски перед назвою посади.

Документи колегіальних органів